TERBARU BAGIAN SURAT DAN FUNGSINYA: November 2013

“MAKALAH KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA”

BAGIAN SURAT DAN FUNGSINYA

Dosen Pengasuh: Dr. Gustianingsih,M.Hum

DISUSUN KELOMPOK IV:

NIKEN JULIYANA 122103055

UCI DWITA SARI 122103066

IRMA RAHMAYANI T 122103069

NURFATIMAH MUNTHE 122103080

SURYANINGSIH RAMBE 122103081

CHRISTIN NOVA GULTOM 122103085

CINDY FEBRINA S. 122103091

DIII KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2013/2014

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI……………………………………………………………………………….1

PRAKATA………………………………………………………………………………… 2
BAB I PENDAHULUAN …………………………………………………………………3
            1.1 Latar Belakang………………………………………………………………….3
            1.2 Tujuan…………………………………………………………………………..3
            1.3 Manfaat…………………………………………………………………………3
BAB II ISI…………………………………………………………………………………..4
            2.1 Kepala (kop)…………………………………………………………………….4
            2.2 Nomor………………………………………………………………………......4-5
            2.3 Tanggal…………………………………………………………………………5-6
            2.4 Lampiran………………………………………………………………………..6-7
            2.5 Hal atau Perihal…………………………………………………………………7-8
            2.6 Alamat Tujuan…………………………………………………………………..8-9
            2.7 Salam Pembuka…………………………………………………………………9-10
            2.8 Isi Surat………………………………………………………………………….11
                  2.8.1 Alenea Pembuka ………………………………………………………….11
                  2.8.2 Alenea Transisi ……………………………………………………………11-12
                  2.8.3 Alenea Penutup…………………………………………………………….11-13
            2.9 Salam Penutup……………………………………………………………………12-13
            2.10 Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat……………………………………12-13
            2.11 Jabatan Penanda Tangan………………………………………………………...13-14
            2.12 Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab…………………………………..14-18
            2.13 Tembusan………………………………………………………………………..18
            2.14 Inisial Pengonsep dan Pengetik…………………………………………………18-19
BAB III PENUTUP……………………………………………………………………………20
            3.1 Simpulan…………………………………………………………………………...20
             3.2 Saran……………………………………………………………………………….20
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………………………..21

PRAKATA

Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah Korespondensi Bahasa Indonesia yang berjudul “ Bagian Surat dan Fungsinya”

Dalam makalah ini,kami tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak oleh karena itu kami mengucapkan terima kasih kepada dosen mata kuliah Korespondensi Bahasa Indonesia,Ibu Dr. Gustianingsih,M.Hum dan kepada teman-teman yamg telah membantu dalam menyelesaikan tugas ini.

Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapa pun yang membacanya. Sebelumnya penulis mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan penulis mengharap kritik dan saran demi perbaikan makalah ini.

Medan , November 2013

Kelompok IV

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap surat terdiri dari bagian-bagian. Bagian-bagian surat resmi pada umumnya adalah kepala (kop), nomor, tanggal, lampiran, hal/perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat, jabatan penanda tangan, tanda tangan dan nama penanggung jawab, tembusan, inisial pengonsep dan pengetik.

Beberapa instansi ada yang menambahkan sifat atau klasifikasi surat. Setiap bagian surat mempunyai fungsi tertentu,cara penempatan, dan teknik penulisannya.

1.2 Tujuan

1.2.1 Untuk menjelaskan bagian surat dan fungsinya

1.2.2 Untuk menjelaskan contoh dari setiap bagian surat

1.3 Mamfaat

1.3.1 Untuk mengetahui bagian surat dan fungsinya

1.3.2 Untuk mengetahui contoh dari setiap bagian surat

BAB II

ISI

Setiap surat terdiri atas bagian-bagian. Dari bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang terbentuk pula. Bagian-bagian surat resmi pada umumnya adalah:

2.1 KEPALA (KOP)

            Surat resmi umunya ditulis pada kertas yang memakai kepala surat atau kop.
Pada kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu:
a. Nama organisasi atau lembaga
b. Alamat kantor pusat dan cabang
c. Nomor telepon
d. Nomor faksimili
e. Nomor kotak pos atau tromol pos
f. Alamat kawat/e-mail
g. Lambang (logo).
            Setelah menilik isinya dapat diketahui guna kepala surat adalah untuk :
1. Identitas organisasi
2. Mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi
3. Memberikan informasi atau keterangan tentang organisasi ,dan
4. Alat promosi (bagi perusahaan).
            Sertas berkepala surat hanya dipakai untuk keperluan organisasi, tidak boleh dipakai untuk keperluan pribadi, kecuali kertas surat untuk tujuan promosi, misalnya kertas usrat yang disediakan di kamar-kamar hotel besar dengan memakai hotel logo tertentu.

2.2 NOMOR

Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena berguna :
1. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama penyimpanan dan penemuannya kembali
    (inget penyimpanan surat dengan sistem nomor)
2. Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu ( nomor surat
    sekaligus menunjukkan jumlah)
3. Unutk penunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan cara menunnjukkan nomor
    surat yang dibalas atau ditindaklanjuti.
            Rangkaian nomor surat umumnya terdiri atas:
a. Nomor urut
b. Kode intern
c. Bulan
d. Tahun pembuatan surat.
            Angka yang menunjukkan bulan ditulis dengan angka romawi atau angka arab. Angka tahun seharusnya ditulis dengan lengkap, tetapi dalam praktik banyak yang disingkat menjdi dua angka arab.
Kode intern organisasi dapat dibuat bervariasi dengan membuat kode khusus untuk masing-masing unit sehingga nomor surat pada bagian atau biro yang satu dapat berbeda dengan biro atau bagian lainnya.
            Posisi nomor dalam surat-menyurat Indonesia ada dua macam yaitu:
1. Dalam surat berperihal (bentuk resmi, bentuk lurus, dan bentuk bertakuk), nomor surat
     sitempatkan dibagian kiri atas kertas surat, dibawah kepala surat.
2. Dalam surat berjudul, nomor surat ditempatkan dibawah judul surat, ditengah kertas bagian
     atas.

2.3 TANGGAL

Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun dibedakan antara surat pribadi dan surat resmi. Tanggal surat pribadi harus diawali dengan alamat pengirim surat. Lihat contoh 1 dan 2 sebagai berikut.

Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat tidak wajib diawali oleh nama kota karena nama kota telah tercantum pada kepala surat. Jika kepala surat terdapat beberapa nama kota, dalam hal kantor pusat dan cabang-cabang memakai kop yang sama, nama kota perlu ditulis untuk mengetahui dari mana surat berasal.

Bila tanggal ditempatkan di bagian bawah kanan kertas surat, yaitu pada surat yang memakai judul, nama kota wajib ditulis.

Di dalam surat resmi, penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus lengkap, tidak boleh disingkat atau divariasikan. Nama bulan tidak boleh diganti dengan angka. Penulisan secara lengkap itu perlu untuk menghindari kekeliruan atau hal lain yang merugikan.

Contoh 1

Jalan Kenanga No. 83. Bandung (16497)

25 November 2004

Yth. Bpk. Ahmadi
Jln.Paris Putih No.73
Palembang

…… ………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Contoh 2

Nur Handayani
Jl.kenanga No. 83
Bandung 16497
25 November 2004
Yth. Bpk. Ahmad
Jl. Pasir putuh
palembang

……… ………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2.4 LAMPIRAN

Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu umumnya berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Surat yang mempunyai lampiran, mengemban dua fungsi: (1) untuk menyampaikan maksud pengirimnya, (2) sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu yang dilampirkan, misalnya brosur, kuitansi, faktur, atau dokumen lainnya, harus disebutkan di dalam isi surat.

Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama, menyebutkan satu per satu setiap dokumen yang dilampirkan, bila lampirannya sedikit. Kedua, menyebutkan secara umum, bila lampirannya banyak.

Contoh untuk menyatakan lampiran yang sedikit:

Agar lebih jelas bagi Saudara, bersama ini kami lampirkan brosusr, daftar harga, dan kartu garansi.

Contoh untuk menyatakan lampiran yang banyak:

Untuk melengkapi lamaran ini, bersama ini saya lampirkan fotokopi ijazah dan surat-surat penting lainnya.

Selain disebutkan di dalam isi surat, lampiran harus dinyatakan pula di dalam notasi lampiran. Ada dua cara penulisan notasi lampiran dengan memperhatikan bentuk surat yang dipakai.

(1) Dalam surat bentuk resmi, lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah nomor surat. Yang dituliskan hanya jumlahnya.

(2) Dalam surat bentuk lurus, bentuk bertakuk, dan surat berjudul, lampiran ditempatkan di bagian kiri bawah kertas surat. Posisi lampiran tidak sejajar dengan nama penanda tangan atau jabatan penanda tangan, atau NIP/NRP/NIK, melainkan di bawahnya. Jika yang dilampirkannya hanya satu macam, maka penulisannya sama dengan surat bentuk resmi, yaitu di sebelah kanan notasi lampiran itu (sebaris dengan notasinya).

Tempat untuk menuliskan notasi lampiran pada surat bentuk lurus dan bentuk bertakuk cukup luas sehingga bila perlu lampiran itu dapat dirinci. Jika yang dilampirkan lebih dari satu macam akan dirinci, rinciannya ditempatkan di bawah notasi lampiran dan diberi nomor urut.

Dengan adanya notasi lampiran, pembaca segera tahu bahwa surat itu mempunyai lampiran, dan ia akan memeriksa kebenarannya. Seandainya tercatat ada lampiran, tetapi ternyata lampirannya tidak ada atau kurang, dengan mudah pembaca akan mengetahuinya.

2. 5 HAL atau PERIHAL

Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul pada karangan lain. Cukup banyak surat yang lazim ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan, surat perjanjian dan surat perintah.

Kedudukan hal atau perihal dalam surat resmi kiranya sudah mantap,dan tentang posisinya tidak masalah,yaitu dibawah lampiran.

Contoh:

Nomor :……

Lampiran :

Perihal : pengangkatan pegawai Negeri Sipil

Penulisan surat bentuk lurus dan setengah lurus sering menuliskan perihal mulai dari margin kiri seperti cara penulisan perihal surat bentuk lurus penuh.

Ketentuan penulisan judul yaitu :

1. Bila perihal ditulis dengan huruf biasa (gabungan huruf capital dan huruf kecil/lowercase), huruf awal setiap kata depan atau kata penghubung harus ditulis dengan huruf kecil.

Contoh :

Hal: permohonan izin untuk mendirikan pabrik pupuk di cilacap

2. Perihal surat tidak lazim ditulis seluruhnya dengan huruf kapital hanya dipakai untuk menuliskan judul surat. Jenis huruf ini sekaligus merupakan ciri pembeda antara surat yang memakai perihal dan surat yang memakai judul. Maksudnya, perihal surat ditulis dengan kombinasi huruf besar- kecil, sedangkan judul surat selalu ditulis dengan huruf kapital.

3. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.

4. Bila perihal lebih dari satu baris,jarak pengetikan antarbaris satu spasi.

5. Pemakaian garis bawah(under line) sekarang ini sudah tidak lazim. Yang masih sering dipakai adalah garis batas (border line).

Contoh :

Cara Inggris (perihal ditempatkan setelah salam pembuka)

Dengan hormat,

Hal : pesanan alat tulis kantor

2. 6 ALAMAT TUJUAN

Alamat tujuan surat ada dua macam:

1. Alamat luar, yaitu alamat yag ditulis pada sampul surat ; dan

2. Alamat dalam,yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat

Kelemahan penulisan alamat tujuan yaitu :

1. Alamat tujuan beserta alamat pengirim sebaiknya ditempatkan pada satu sisi amplop saja. Jadi, tidak perlu amplop surat ditulis bolak-balik.

2. Alamat surat tidak wajib diawali dengan kepada dan sejenisnya asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat. Penulisan alamat tujuan dapat langsung diawali dengan yth atau dengan sapaan bapak/ibu/saudara.

3. Ungkapan yang terhormat (Yth .) – sebagai penghalus – tidaklah selalu dipakai dalam alamat tujuan.

Memakai Yth dalam alamat tujuannya :

a. Surat dari seorang bawahan kepada atasannya

b. Surat dari perusahaaan kepada relasinya

c. Surat dari anggota organisasi kepada pemimpin organisasinya

d. Surat dari seseorang kepada orang tertentu yang dirasa perlu disapa dengan ungkapan Yth ., misalnya orangtua, atau yang dituangkan, alim ulama, para pembuka atau tokoh masyarakat dan orang-orang lain yang pantas disapa dengan Yth.

4. Pada akhir setiap baris termaksud setelah baris terakhir yang biasanya berisi nama kota. nama daerah,termaksud nama negara, tidak diberi tanda titik kecuali bila ada singkatan.

5. Dalam penulisan alamat tujuan dapat dipakai singkatan yang lazim dengan mengindahkan ketentuan penulisan singkatan yang berlaku

6. Kode pos hanya ditulis pada alamat luar. Kode pos perlu dicantumkan untuk memudahkan petugas pos mengetahui wilayah/lokasi alamat yang dituju.

Cara penulisan alamat tujuan pada sampul surat

1. Kepada pejabat dengan menuliskan jabatanya

2. Kepada perseorangan dengan langsung menuliskan nama orangnya.

Contoh :

Kepada perseorangan

Yth. Sdr. Budi Santoso

Jln. Persatuan No. 35

Ciputat,Kebayoran Lama

Jakarta1233320

2.7 SALAM PEMBUKA

Salam pembuka hanya dipakai pada surat yang berperihal,gunanya agar tidak terasa kaku. Secara teoritis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak wajib.

Beberapa contoh salam pembuka yang dipakai dalam surat resmi.

1. Dengan hormat.

2. Bapak (Pak) ………. yang terhormat,

3. Ibu………. yang terhormat,

4. Saudara ….yang saya/kami hormati,

5. Salam sejahtera;

6. Assalamualaikum Wr. Wb…

2.8 ISI SURAT

Isi surat yang paling ideal yang terdiri tiga macam alinea,yaitu alinea pembuka, alinea transisi, dan alinea penutup.

2.8.1 Alinea Pembuka

Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui masalah pokok surat. Alinea pembuka harus mampu memotivasi pembaca untuk tetap bergairah membaca seluruh isi surat.

Untuk memulai alinea pembuka yang bertujuan untuk memberitahukan, menanyakan, meminta, melaporkan, dan menyampaikan, dapat digunakan bentuk-bentuk dibawah ini.

1. Kami beritahukan bahwa ….

2. Dengan ini kami kabarkan bahwa…

3. Dengan sangat menyesal kami beri tahukan….

4. Pada kesempatan ini kami bermaksud menanyakan…

5. Dengan ini kami menanyakan…

6. Kami mohon bantuan Saudara untuk…

7. Perkenankanlah kami melaporkan..

8. Sesuai pembicaraan kita minggu yang lalu..

9. Sebagai tindak lanjut pertemuan kita..

10. Sebagai realisasi perundingan kita..

11. Bersama ini kami berikan daftar….

Jika menjawab atau membalas surat dan menunjuk surat/iklan tertentu, untuk alinea pembukanya dapat digunakan bentuk-bentuk dibawah ini

1. Untuk menjawab surat Saudara Nomor..

2. Untuk membalas surat Saudara Nomor..

3. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor..

4. Berkenaan dengan surat Saudara Nomor..

5. Menunjuk surat Anda Nomor..

6. Untuk memenuhi permintaan Saudara melalui Surat Nomor..

7. Setelah membaca iklan perusahaan Bapak dalam harian..

2.8.2 Alenia Transisi

Alenia transisi berisi uraian, keterangan, atau penjelasan tentang masalah pokok surat yang tertera dalam alenia pembuka.

Alenia transisi dalam isi surat dapat dibangun dengan beberapa cara:

1) Cara repetisi

Yaitu pengulangan sebagian unsur sebelumnya untuk memulai alenia baru

Contoh:

Alenia awal Dengan ini kami kabarkan bahwa direktur kami sedang menderita sakita dan kini beliau dirawat di Rumah Sakit Islam, Jakarta

Alenia lanjutan karena direktur kami sakit, pertemuan yang semula dijadwalkan berlangsung tanggal… terpaksa ditunda

2) Bantuan Frasa Transisi

Berfungsi untuk mempererat hubungan antar alinea. Beberapa contoh frasa transisi yang dipakai pada awal alinea.

1. Oleh sebab itu,…

2. Sehubungan dengan itu,…

3. Sehubungan dengan hal tersebut,…

4. Akan tetapi,..

5. Walaupun demikian,…

6. Dalam pada itu,…

7. Di samping itu,…

8. Selain itu,…

9. Berkenaan dengan hal tersebut,…

10. Berkaitan dengan hal di atas,…

Contoh:

Alinea awal Kami beritahukan kepada Saudara bahwa perusahaan kami tel;ah ditunjuk sebagai dealer barang elektronik merk Kawaguchi untuk seluruh Indonesia.

Alenia lanjutan Sehubungan dengan hal terssebut , kami membuka kesempatan kepada perusahaan swasta nasional untuk menjadi agen. Adapun persyaratannya adalah…

3) Bantuan Kata Penghubung

Kata-kata penghubung seperti meskipun, berhubung, tetapi,namun, sebaliknya, kemudian,selanjutnya, dan tadi.

Contoh:

Alinea awal Menurut catatan kami, ternyata Saudara masih belum melunasi faktur No.357/A/98 tanggal 25 Oktober 1998 sebesar Rp 18.975.000,00. Utang tersebut sebenarnya sudah harus Saudara bayar pada akhir bulan Desember (jatuh tempo tanggal 28 Desember 1998).

Alinea lanjutan Meskipun keterlambatan itu mungkin tidak disengaja, tetapi untuk meniaga kelancaran perputaran uang, kami mengharap agar Saudara segera melunasi utang tersebut.

2.8.3 Alinea Penutup

Berfungsi untuk menandakan uraian masalah pokok surat sudah selesai dan untuk merumuskan simpulan, mengemukakan harapan atau imbauan, dan mengucapkan terima kasih. Alinea harus singkat dan tegas serta tidak berisi basa-basi berlebihan.

Contoh alinea penutup.

1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2. Atas bantuan dan perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

3. Demikianlah agar Saudara maklum, dan atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

4. Harapan kami semoga kerja sama yang telah kita bina dapat ditingkatkan terus.

5. Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemukakan di atas bermamfaat bagi Saudara.

6. Kami menunggu kabar lebih lanjut, dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

7. Kami harap hal ini mendapat perhatian Saudara sepenuhnya, dan tak lupa kami ucapkan terima kasih.

8. Perhatian Saudara terhadap hal ini sangat kami hargai.

9. Intruksi ini agar dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab.

2.9 SALAM PENUTUP

Seperti halnya salam pembuka ,pemakaian salam penutup di dalam surat sifatnya tidak wajib.dalam praktik,surat pribadi dan surat niaga selalu memakai salam penutup ,sedangkan surat dinas pemerintah jarang memakai salam penutup.memang di dalam surat-surat rutin untuk rekan sekerja atau antarpejabat pada eleson yang tidak jauh berbeda ,lebih -lebih dari atasan kepada bawahan ,salam penutup tidak dipakai.tetapi,bila seorang pegawai rendah di dalam urusan dinas meminta.fasilitas melalui surat kepada puncak pimpinan,salam penutup tentu perlu dipakai.

Salam penutup hanya dipakai dalam surat-surat berita.tempatnya di bawah isi surat.gunanya untuk menunjukkan rasa hormat atau sikap akrab pengirim terhadap penerima surat.bunyi salam penutup bermacam-macam ,bergantung pada bentuk hubungan antara pengirim dan penerima surat.inilah beberapa contoh salam penutup yang dapat dipakai dalam penulisan surat resmi.

1.Hormat kami,

2.Salam kami,

3.Salam hormat ,

4.Teriring salam,

5.Disertai salam,

6.Salam takzim,

7.Wasalam,

2.10 NAMA ORGANISASI YANG MENGELUARKAN SURAT

Dalam surat niaga ,setelah salam penutup masih sering tercantum nama organisasi yang sering mengeluarkan surat .hal itu dimaksudkan untuk menegaskan bahwa surat yang dikirim mewakili organisasi ,bukan mewakili pribadi .akan tetapi ,setelah di timbang-timbang manfaatnya,terasa nama organisasi tidak perlu dicantumkan lagi karena telah terdapat pada kepala surat.

Penulisan nama unit organisasi yang mengeluarkan surat itu diperlukan sebagai petanda bahwa surat yang dimaksud hanya mewakili unit tertentu saja .bukan mewakili organisasi secara keseluruhan.nama organisasi atau organisasi cukup diketik dengan kombinasi huruf besar kecil.

1.Contoh surat mewakili organisasi secara penuh (nama organisasi tidak wajib dicantumkan)

Hormat kami

Slamet Hartono

Direktur Utama

2.Contoh dalam surat dinas pemerintah,di bawah nama penanda tangan dicantumkan nomor induk pegawai (NIP)

Kabag Rumah Tangga

Suratman,S.H NIP 130699321

2.11 JABATAN PENANDA TANGANAN

Jika dalam surat niaga nama penanda tangan ditempatkan di bawah tanda tangan, di dalam surat pemerintah justru kebalikannya: nama jabatan dicantumkan lebih dahulu, kemudian tanda tangan, barulah diikuti oleh nama penanda tangan di bawahnya. Perbedaan itu terjadi karena dua alasan yaitu:

a. Dalam surat niaga, di bawah nama penanda tangan jarang dicantumkan nomor pokok anggota organisasi atau nomor registrasi karyawan. Yang dicantumkan dibawah nama adalah jabatan penanda tangan. Hal ini tidak terlepas dari bentuk surat yang banyak dipakai oleh perusahaan, yaitu bentuk lurus. Contohnya

Hormat kami

PT Mawar Melatri

Widyasari Verdiana

Sekretaris Direksi

b. Dalam surat dinas pemerintah, di bawah nama penanda tangan dicantumkan nomor induk pegawai (NIP) . Contohnya

Kabag Rumah Tangga

Suratman, S.H.

NIP 130699321

2.12. TANDA TANGAN dan NAMA PENANGGUNG JAWAB

Dalam tradisi korespondensi Indonesi, yang boleh menanda tangani surat adalah orang yang namanya tercantum di dalam surat. Yang berwenang menandatangani sebuah surat adalah orang yang bertanggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakannya baik atas nama organisasi secara keseluruhan, maupun atas nama unit organisasi.

Dalam surat menturat Indonesia tidak boleh terjadi yang tertulis lain, yang menandatangani lain. Maksudnya, tidak boleh terjadi yang tertulis namanya si A tetepi yang menandatangani si B. Cara tersebut tidak dikenalkan dalam korespondensi Indonesia, apalagi di dalam surat dinas.

Tradisi diatas merupakan kebiasaan korespondensi asing. Dalam surat-surat Inggris dan Amerika, lumrah terjadi jika yang tertulis nama si A, yang menandatanganinya si B (misalnya karena B merupakan wakil A). Penandatanganan dengan cara demikian diperbolehkan dalam surat Inggris dan Amerika dengan cara mencantumkan singkatan p.p (per procurasi = yang diberi kuasa) di sebelah kiri tanda tangan.

Pendelegasian wewenang atau pelimpahan kekuasaan untuk penandatanganan surat memang dapat dilakukan demi kelancaran arus pekerjaan, atau karena pejabat utama yang harus menandatangani surat sedang berhalangan. Dalam surat-menyurat Indonesia caranya diatur berdasarkan hierarki jabatan dengan melihat ruang lingkup tugas rutin atau tugas khusus dari pejabat yang diberi kuasa.

Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas, dicantumkan NIP (nomor induk pegawai), maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut, Begitu juga nama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan.

Biasanya memakai istilah-istilah sepeti : a.n. (atas nama), u.b. (untuk beliau), anb. (atas nama beliau), a.p (atas perintah), dan sebagainya.

1.Atas Nama

Cara ini dipakai bila pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya untuk menandatangani surat atas nama pejabat utama. Pemberian kuasa harus sesuai dengan bidang tugas rutin dari pejabat yang diberi kuasa, kecuali untuk hal-hal yang bersifat khusus. Batas wewenang penandatanganan dan jenis-jenis surat yang boleh ditandatangani dengan atas nama tentu harus diaur dengan jelas dalam ketentuan tersendiri. Atas dasar ketentuan tersebut, surat yang ditandatangani oleh pejabat bawahan dengan mengatas-namakan atasannya tidak perlu lagi mendapat persetujuan atasan terlebih dahulu karena atas nama telah mengandung pengertian mewakili atasan, termasuk kekuasaan dan tanggung jawab untuk surat yang ditandatangani itu

Contoh

A.n. Menteri Pendidikan Nasional RI

Sekretaris Jenderal

Dr. Siswono Singodimejo

NIP .................................

Dalam contoh ini menunjukkan sekretasis jenderal menandatangani surat atas nama menteri (mempunyai kekuasaan mewakili menteri).

Contoh

A.n. Direktur PT Kencana Bahari

Ahmad Faisal, S.H.
Manajer Pemasaran

Contoh ini Ahmad Faisal bertindak mewakili direktur untuk menandatangani surat dan mempertanggung-jawabkannya karena surat itu menyangkut bidang pemasaran.

2. Untuk Beliau

Delegasi wewenang untuk beliau dipakai bila pendelegasian wewenang terdiri atas dua tingkat. Yang dimaksud dengan pendelegasian wewenang dua tingkat adalah bilapejabat yang telah mendapat kekuasaan atas nama melimpahkan lagi wewenang untuk menandatangani surat kepada bawahannya. Pelimpahan wewenang itu harus sesuai dengan hierarki dan bidang tugas rutin dari pejabat yang diberi kuasa.

Penandatanganan surat dengan untuk beliau juga mengandung pengertian bahwa yang menandatangani surat bukanlah orang terakhir yang bertanggung jawab untuk surat yang ditandatanganinya itu. Tanggung jawab penuh tetap berada pada atasannya. Oleh sebab itu, penandatanganan melalui delegasi wewenang untuk beliau hanya dapat dilakukan untuk surat-surat yang pembuatannya diketahui oleh atasan, atau atas perintah atasan. Jadi, pejabat yang menandatangani surat tidak merupakan wakil dari atasannya dari segi jabatan melainkan terbatas mewakili atasan dalam penandatanganan saja agar surat menjadi sah. Perhatikan contoh pemakaian u.b. berikut ini :

Contoh (i)

A.n. Menteri Pendidikan Nasional RI

Kepala Biro Kepegawaian

u.b.

Kepala Bagian Mutasi
Tenaga Edukatif

Ahmad Syarif, S.H.

NIP ........................

Kepala Bagian Mutasi Tenaga Edukatif pada contoh di atas sama sekali bukan mewakili Menteri Pendidikan Nasional. Ia bukan pula mewakili Kepala Biro Kepegawaian dari segi jabatannya. Ia hanya menandatangani surat untuk atasannya yang dalam hal ini diganti dengan sebutan untuk beliau.

Contoh (ii)

Direktur PT Seroja

u.b.

Dewi Kencanawati

Sekretaris

Pada contoh (ii) Dewi Kencaniwati tidak mewakili direktur dalam hal jabatan, tetapi hanya menandatangani surat untuk menggantikan direktur. Dengan cara ini pembaca surat tetap melihat surat tersebut datangnya dari direktur, bukan dari sekretarisnya. Biasanya surat yang diserahkan oleh direktur untuk ditandatangani oleh sekretaris bukanlah surat yang urgent

3. Atas Nama Perintah

Singkatan a.p. merupakan kepanjangan dari atas nama perintah dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik. Singkatan ini digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya.

Contoh:
a.p. Kepala Biro Organisasi
Kepala Subbagian Tata Usaha

Farhan Dani, S.Pd.

NIP...................

4. Atas Nama Perintah Beliau

apb. (atas perintah beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik. Singkatan ini digunakan jika seorang menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya.

Contoh:
                                                                                    Menteri Pendidikan nasional
                                                                                                    apb.
                                                                                    Kepala Biro Kepegawaian

Farhan Dani, S.Pd.
NIP.................

2.13 TEMBUSAN

Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada keterkaitannya dengan surat yang di keluarkan. Dengan cara itu orang yang dikirimik tembusan mengetahui permasalahan surat,dan juga mengetahui kepada siapa saja surat yang diterimanya itu ditembuskan.

Teknis penulisan tembusan ada dua macam.

(1) Tembusan yang objeknya hanya satu,dituliskan sebaris atau sejajar dengan notasinya.

(2) Tembusan yang objeknya lebih dari satu,dituliskan berderet kebawah,dan di beri nomor urut.

Dalam penulisan tembusan adakalanya di perlukan tembusan buta, yaitu tembusan yang disampaikan kepada pihak tertentu tanpa diketahui oleh penerima atau objek surat. Tembusan buta dipakai untuk keperluan khusus dan bersifat rahasia.

Berdasarkan pengamatan di lapangan ternyata masih banyak ditemukan kesalahan pemakaian dalam penulisan tembusan di dalam surat-surat. Hal itu dapat dilihat dari kasus berikut.

(1) Pada akhir surat yang sudah nyata tidak mempunyai tembusan.

(2) Bila objek tembusan lebih dari satu,dan rincian tembusan diberi nomor,pada nomor terakhir sering di tuliskan kata arsip atau pertinggal.

(3) Dibelakang objek tembusan sering dii tulis kata-kata sebagai laporan,untuk diketahui,atau keterangan lainnya.

(4) Di belakang notasi tembusan masih banyak ditemukan tambahan kata-kata ynag tidak perlu atau mubazir.

2.14 INISIAL PENGONSEP dan PENGETIK

Inisial adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik surat.inisial kebanyakan terdiri atas dua huruf atau lebih yaitu gabungan antara huruf awal nama kecil dan huruf awal nama keluarga. Inisial banyak dipakai dalam surat bisnis. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor dan pengetik surat. Inisial merupakan bagian surat yang paling akhir,ditempatkan apada kaki surat di bagian kiri bawah kertas surat. Setelah inisial tidak boleh aa tambahan bagian surat lagi. Biasanya inisial pengonsep di tulis dengan huruf kapital,sedangkan inisial pengetik di tulis dengan huruf kecil.

BAB III

PENUTUP

3.1 SIMPULAN

Bahwa dapat kami simpulkan dalam makalah ini tentang bagian-bagian dan fungsi surat dalam melakukan pembuatan surat resmi harus diperhatikan seperti kepala surat (kop), nomor, tanggal, lampiran, hal/perihal, alamat tujuan, salam pembuka,isi surat, salam penutup, nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat, jabatan penanda tangan, tanda tangan dan nama penanggung jawab, tembusan, inisial pengonsep dan pengetik.

3.2 SARAN

Dapat kami sarankan bahwa dalam makalah ini dalam membuat surat harus lebih memperhatikan bagian-bagian surat dan fungsi surat dengan baik dan benar. harus lebih memperhatikan penulisan surat yang benar agar inti dari surat yang ingin disampaikan oleh penulis kepada penerima dapat dimengerti dengan baik dan dapat tersampai dengan jelas.

DAFTAR PUSTAKA

Finoza, Lamuddin. 1991. Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia. Jakarta: Usaha Mulia

http://”heriyanto-tatacarasuratmenyurat.blogspot”.com/

http://”sugikmaut.blog”.com/?p=19

Senin, 25 November 2013

BAGIAN SURAT DAN FUNGSINYA